تنص الللئحة التنفيذية للنظام على تعريف (الترمين):
الفقرة (7) من المادة (الذولى) من اللدئحة التنفيذية للنظام
تحويل المعرفات الرئيسية التي تدل على هوية صاحب البيانات الشخصية إلى رموزتجعل من المتعذر تحديد هوية صاحب البيانات الشخصية بشكل مباشر دون الستخدام بيانات أو معلومات إضافية، وان يتم اللحتفاظ بتلك البيانات أو المعلومات الإضافية بشكل منفصل ووضع الضوابط الفنية والإدارية الللزمة لضمان عدم ربطها بصاحب البيانات بالشكل المحدد.
يلستخدم الترميز (إيجاد الللسماء المستعارة) للستبدال البيانات التي تحدد هوية الفرد بشكل مباشر، وتظل البيانات التي خضعت للترميز من البيانات الشخصية ويمكن اعتبار الترميز إجراء أمنيا فعالا لحماية البيانات، ويتضمن الترميز إخفاء البيانات التى تحدد الهوية، على لسبيل المثال: من خللل الستبدال البيانات التى تحدد الهوية بشكل مباشر (مثل الأسماء) بمعرف فريد، 9 لل يمكن أن يرتبط هذا المعرف بفرد معين دون استخدام بيانات إضافية.
يعد الترميز من الإجراعات التى تتخذ بغرض تعزيز حماية البيانات الشخصية وأمنها، ويمكن أن يساعد فى الحد من المخاطر، كما أنه يستخدم في عديد من المجاللت، على لسبيل المثال لل الحصر: التجارب السريرية، والذبحاث الطبية، والقطاع المالي، وما إلى ذلك.
مثال | الترميز | الخدمات المصرفية!!
يرغب أحد المصارف في تقديم عروض خاصة إلى عمللئه، وتعتمد هذه العروض على حجم المعاملات التي يجريها العمللء.
واتخذ المصرف الخطوات التالية:
1. فصل ألسماء عملدئه عن معاملتهم في قاعدتي بيانات منفصلتين:
– تتضمن قاعدة البيانات الأولى أسماء العملدء.
– وتتضمن قاعدة البيانات الثانية حجم معاملدتهم.
– الستبدل المصرف ألسماء العملدء برموز في قاعدة البيانات الثانية.
2. قدمت القاعدتان إلى فريقين منفصلين في المصرف لإجراء التحليل.
3. أعد كل فريق لقاعدة البيانات الخاصة به كلمة مرور حيث لل يستطيع أي من الفريقين الوصول إلى قاعدة الفريق اللخر.
4. وبهذا قام المصرف بإجراء الترميز لبيانات عمللئه.
وفي هذه الحالة تعد البيانات عن حجم المعامللت من البيانات الشخصية، وذلك لللسباب التالية:
– من الممكن ربط حجم المعاملدت بعملدء معينين عند جمع قاعدتي البيانات معا.
– احتفظ المصرف ذاته بقاعدتي البيانات وهناك احتمالية لجمع قاعدتي البيانات معا إذا ما اقتضى اللمر ذلك. ٠٠ ٠٠
مثال ا الترميز ا قطاع التربية والتعليم!!
تحتفظ الجامعة بقاعدة بيانات تتضمن بيانات طللبها وحددت لكل طالب رقما خاصا به.
عند إجراء اللختبارات، يجب على كل طالب أن يذكر في أوراق اللختبار الرقم الخاص به فقط، لذا عندما تطلع لجنة اللختبارات على اوراق اللختبار لن ترى للسوى رقم كل طالب، ولسيتعذر عليها معرفة السسم الطالب الذي اجرى اللختبار، وعللوة على ذلك لل يحق للجنة اللختبارات الوصول إلى قاعدة البيانات التي تتضمن ارقام الطللب واسماءهم. وبناء عليه، فقد حرصت الجامعة في هذه الحالة على ترميز السماء الطللب، ولستعد أرقام الطلدب من ألبيانات الشخصية لأنه يمكن للجامعة أن تربط بين أرقام الطلدب في قاعدة البيانات بالسمائهم.